Workflow es la solución para estructurar un departamento digital de recursos humanos

La transformación del sector principal de gestión de personas en recursos humanos digitales está disponible para todos.

La transformación del sector principal de gestión de personas en recursos humanos digitales está disponible para todos. Entenderemos cómo la elaboración e implementación de un flujo de trabajo bien planificado dentro del departamento de recursos humanos puede marcar la diferencia en los procesos de contratación y gestión de personas en las empresas. Pero primero, necesitamos entender el concepto de flujo de trabajo. 

Siempre enfatizamos en nuestro contenido y en algunos de nuestros servicios, la importancia del almacenamiento y la gestión física de los documentos, ya sea que estén físicamente organizados en empresas o en nuestros almacenes de vigilancia.

 Sin embargo, también hay documentos activos, aquellos que se procesan y están en flujo constante en las organizaciones, que los departamentos financieros o de recursos humanos utilizan diariamente, por ejemplo. También deben gestionarse, y si esta gestión se lleva a cabo correctamente, puede convertirse en un diferenciador importante para las actividades operativas en las empresas.

Importancia del flujo de trabajo.

Flujo de trabajo, en portugués, flujo de trabajo significa el uso de recursos, metodologías y herramientas que permiten el procesamiento de información y documentos, además de la ejecución en etapas de actividades y tareas, siguiendo un flujo adecuado a cada departamento de la empresa, donde todos los involucrados en Los procesos ejecutan ciertas acciones, de manera alineada, que conducen al cumplimiento esperado de la actividad.

 El concepto de flujo de trabajo no excluye la posibilidad de ejecución no automatizada de actividades. Sin embargo, esta es la mejor manera de usarlo, obteniendo los mejores resultados.

 Recursos humanos digitales y flujo de trabajo en la práctica

Antes de la ejecución e implementación de cualquier proyecto de flujo de trabajo en la organización, se debe llevar a cabo una comprensión confiable del flujo de actividades, plazos, documentación y equipos involucrados.

 Para la implementación de una solución digital de recursos humanos, donde el procesamiento de documentos físicos y firmas contractuales es constante, primero será necesario mapear la ruta de la documentación, ya sea física o electrónica, que comprenda los responsables, los ejecutores y los plazos para cada actividad hasta la conclusión del proyecto. proceso. Trabajo meticuloso que es fundamental para el éxito.

 Todo se evidencia en un dibujo del flujo del proceso: un retrato exacto de cada acción, responsable, información o colaborador, que mostrará errores en este proceso y posibles fallas que pueden ocurrir durante la actividad.

Software de ejecución de flujo

Con el mapa diseñado para implementar el flujo de trabajo digital de recursos humanos, las actividades se insertan en el software GED utilizando los siguientes recursos:

Determinación del tiempo para realizar actividades;

Nombramiento de personas responsables;

Enviar notificaciones a gerentes o artistas intérpretes o ejecutantes;

Monitoreo de resultados;

Registro en el sistema de documentos (de un posible candidato) sin el uso de archivos físicos;

Firma digital de documentación sin la presencia física del candidato, empleado o contratista.

Incluso con actividades que se llevan a cabo a través del flujo de trabajo, puede haber cambios en los plazos para la finalización de actividades, eliminación o inclusión de etapas o personas responsables. Con las actividades de control del software GED, el flujo se puede ajustar fácilmente cuando sea necesario.

 Cómo ArqGED hace recursos humanos digitales

Hoy, el software ArqGED se implementa en cientos de empresas que aplican los conceptos de flujo de trabajo al proceso de contracción 100% digital. Utilizan dos módulos de la herramienta: ArqFlow para la ejecución del flujo y ArqSign para la firma electrónica de la documentación.



Este flujo digital de recursos humanos se basa en una rutina de gestión de documentos, hasta que se finaliza con la contratación del empleado. La empresa activa el flujo de trabajo de contratación definiendo todos los documentos que este candidato potencial debe presentar en una eventual entrevista. Estandarice todo lo anterior dentro del sistema y envíe, a través del flujo, la actividad de llenar y enviar los documentos a un usuario externo, en caso de que el candidato no tenga inicio de sesión en ArqGED.

 Contratación en 3 pasos

La finalización del proceso de contracción 100% digital se lleva a cabo simplemente dentro del software:

El candidato accede al enlace, carga los documentos personales y describe lo que está registrando.

Después de eso, hace clic para completar la actividad. En este punto, HR recibe la notificación a través del software y comienza a validar la documentación e información proporcionada por el candidato.

Una vez que todo está bien con los documentos, el departamento de recursos humanos realiza las rutinas de contratación y también puede transmitir al candidato a través del flujo mismo, información como la programación para el examen de admisión, además de firmar electrónicamente la documentación de admisión.

Como todo no está bien, RR.HH. tiene la posibilidad de devolver la actividad dentro del flujo de una manera simple, enviando una notificación al candidato con la información a corregir.

El archivo de ese candidato y todos sus documentos se almacenan en el software, creando un dossier de documentos que se pueden utilizar en consultas futuras, incluidos otros sectores.

Cómo construir un flujo de trabajo perfecto

Pensar en el proceso en su totalidad, desde su origen hasta la finalización de la actividad, además de la posibilidad de realizar actividades de flujo, como firmas de contratos, cargas de documentos y notificaciones de plazos, dentro de una sola herramienta, hace de ArqGED la solución más práctico para la implementación de un flujo automatizado de actividades en instituciones, a costos dentro de cualquier realidad, ya sea que la empresa sea pequeña, mediana o grande.

La mayor ventaja de ArqGED es el enfoque en la solución completa, en todo el proceso, con todas las actividades del flujo digital de recursos humanos (incluidas las firmas electrónicas) que se ejecutan dentro de una sola herramienta en un entorno de nube.

Pensando de manera práctica, se puede decir que las posibilidades y aplicaciones del flujo de trabajo son numerosas. Llega tan lejos como el gerente ve el proceso y puede imaginar la aplicabilidad de las herramientas y metodologías.


Contenido original en: www.arquivar.com.br

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