¿Cómo puede ayudar Arquivar en su Home Office?

Debido a la rápida propagación de COVID-19, muchas empresas se vieron obligadas a estructurarse para el formato de oficina en casa.

Debido a la rápida propagación de COVID-19 , muchas empresas se vieron obligadas a estructurarse para el formato de oficina en casa . Ahora, lo que se está convirtiendo en un consenso es que incluso después del final de la pandemia, la oficina en el hogar se fortalecerá como una poderosa estrategia comercial para mantener en línea todos los sectores posibles de la compañía, de bajo costo y productivos. Esto permite que la compañía continúe operando incluso en tiempos de crisis, asegurando la continuidad del negocio.

Pero, ¿qué pasa con las empresas que aún no tienen los recursos y las herramientas que permiten a sus equipos llevar a cabo sus actividades desde casa?

Estas empresas han buscado la inclusión de software para gestionar procesos, flujos de trabajo, gestión de documentos e información para que su negocio pueda continuar operando, incluso en tiempos de crisis. A través de soluciones como estas, sus procesos comerciales continúan trabajando intensamente, incluso con empleados que trabajan desde casa.

La solución de oficina en casa

En este sentido, Arquivar se ha destacado por ofrecer la solución ArqGED : software 100% en línea, almacenado en la nube, en una de las plataformas más seguras del mundo: Azure de Microsoft. Esto le permite acceder y operar desde cualquier lugar, en cualquier momento. Por ejemplo, un estudio financiero o validación contable que requiere investigación de datos para el análisis se puede realizar dentro de la plataforma.

La mayoría de las veces, al formatear su negocio principal para la oficina en casa, dejan de lado la parte de acceso a documentos . Muchas veces, los documentos permanecen almacenados en forma física (en papel) en la oficina de alguien o en la oficina de un gerente, lo que dificulta que los empleados que necesitan este documento tengan acceso a algunas de las actividades operativas de la organización. Al mismo tiempo, también facilita que las personas que no deberían tener acceso a ningún documento confidencial lo tengan.

Todavía hay casos en los que las empresas usan plataformas en línea como Google Drive, One Drive, Dropox o comparten carpetas a través de servidores y VPN. Sin embargo, estas plataformas se hicieron para uso personal o para un pequeño grupo de personas. Utilizadas a gran escala y con muchos usuarios, las plataformas no tienen estándares y niveles de seguridad adecuados para una estructura empresarial.

Una empresa con especificaciones de trabajo y niveles jerárquicos requiere una plataforma más estructurada, segura y específica que ofrezca:

  • control de acceso (que define qué personas pueden acceder a qué documentos);
  • tabla de temporalidad : control automático y notificación del vencimiento del plazo del documento, tiempo de renovación, etc.
  • búsqueda y localización de archivos por metadatos a través de OCR;
  • Información de REGISTRO (sobre un documento): a qué usuarios accedieron, en qué fecha y hora, si el archivo se imprimió o no; a qué documentos accedió el usuario x.

 ArqGED ofrece todo esto y también:

  • gestión total del flujo de trabajo operativo según el perfil de la empresa;
  • automatizaciones con notificaciones a los usuarios por correo electrónico para controlar y cumplir sus respectivas tareas;
  • firma digital  y electrónica 100% en línea y con estándares de firma de acuerdo con ICP Brasil.

El uso de plataformas no profesionales, como Dropbox, crea un alto riesgo para las empresas, porque:

  • facilita el acceso de los hackers a archivos oficiales y confidenciales;
  • facilita que el documento se pierda, debido a la desorganización y la incapacidad de estructurar correctamente la gestión de la documentación;
  • existe el riesgo de que un empleado tenga acceso o excluya la documentación oficial de la compañía;
  • no son gestionados por profesionales del documental;
  • como no se hicieron para este propósito, no ofrecen seguridad de respaldo o soporte de acceso;
  • Son difíciles de configurar.

Comprender más sobre ArqGed

ArqGED está más estructurado que otras plataformas porque fue desarrollado por profesionales que han trabajado en el área de gestión de documentos durante 28 años y que dominan las regulaciones y leyes relacionadas con esta gestión. Además, estos profesionales estudian la demanda de los clientes y entregan la plataforma configurada y lista para ser utilizada.

A través de documentos indexados y guardados en el GED, sus operaciones pueden operarse al 100% dentro del sistema. También permite la creación de usuarios ilimitados, con diferentes niveles de acceso y permisos a diferentes documentos de diferentes sectores de la empresa. Por lo tanto, ¡la persona adecuada puede acceder a todos los documentos de su empresa en cualquier momento! Y, cuando se accede, se crea un registro de acceso con la fecha, la hora y el usuario que accedió al archivo.

Los procesos internos y externos de su organización se pueden controlar a través del módulo Workflow, en el que se definen los plazos y los responsables de llevar a cabo las actividades. A través de él, puede monitorear todas las acciones tomadas por los usuarios a través de notificaciones, así como los plazos para realizar tareas a través del flujo operativo personalizado para su empresa.


Cuando una actividad se retrasa, por ejemplo, la persona responsable de la misma es notificada automáticamente. Puede elegir si se le notificará por correo electrónico o dentro de la plataforma misma.

El Tablero permite un monitoreo constante de todos los procesos, etapas y acciones de su equipo de trabajo.

Contenido original en: www.arquivar.com.br