SIMPLIFICANDO PROCESOS
OPTIMIZANDO RESULTADOS

Tras la preparación de Proyecto GEDIC, se crean instrumentos de control y monitorización de todo el amacenamiento y tráfico de documentos en la compañía. En esta etapa, se indexan los documentos de modo que facilite su localización , y se almacenan en cajas para garantizar su buen estado de conservación.

El paso siguiente es la digitalización de los documentos. Dicho proceso posibilita el almacenaje digital de grandes volúmenes de documentos en la Web, por lo que permiten la consulta y la administración de los arhivos de una manera rápida, organizada y segura.

Las compañías que necesitan mantener los documentos originales por mucho tiempo, requieren también la Microfilmación de los mismo. Por lo que permite la presevación de las informaciones por medio de la captura de los documentos mediante proces fotográfico. La solución tiene apoyo legal y posibilita la eliminación del documento en papel.

Incluso organizados, los documentos físicos ocupan muco espacio en la sede de la compañía, por esto, Arquivar ofrece la Custoria de Docuemntos. En estos casos, los documentos son transferidos desde la sede del cliente a la empresa Arquivar, que son almacenados en estructuras especiales de archivos con un sistema de código de barras para acceso, consultas y entregas al cliente.

Toda la gestión de los documentos físicos y digitalizados se realiza mediante un conjunto de tecnologías: GED Arquivar. El Software permite la gestión de los documentos e informaciones en cualquier lugar y momento deseado, vía web.

Pequeñas y grandes empresas pueden reudcir el coste y tiempo con la gestión estratégica de documentos. Las soluciones segmentadas de Arquivar ofrecen software exclusivo y un diseño personalizado para cada área de actuación. Se trata de soluciones para concesionarias, inmobiliarias, contabilidades, sectores jurídicos, departamento personal, y otros.

Con los documentos muy bien organizados, el paso siguietne es asegurar con el Software Workflow la integración de los procesos que conllevan estos documentos en distintos sectores de la compañía. Esto garantiza la ejecución de las tareas para la personas adecuadas en el tiempo predeterminado.

Del mismo modo, como los docuemntos físicos, las empresas necesitaqn almacenar con los más altos requisitos de seguridad sus medios y respaldos. El Archivo de Seguridad de Arquivar, ofrece control de humedad y de temperatura del ambiente, sala protegidad contra incendios, blindaje electromagnetico, contrl de acceso por medio de lectura biométrica y monitorización 24 horas.

Después de la ejecución de todo el proeycto, Arquivar proporciona también el servicio de Auditoría para la monitorización mensual del proyecto. Esta auditoría mensual permite que el cliente compruebe si la metodología que fue aplicada en la empresa está siendo seguida y permite ajustes necesarios a lo largo del tiempo.